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Krea GUIDA AL PASSAGGIO DI CONSEGNE DEL WORKSPACE
Cosa comporta la rimozione. Quando rimuovi una persona da un workspace, questa perde l’accesso al workspace. Il suo lavoro non viene eliminato. Ma tutto ciò che non ha mai condiviso resta vincolato al suo account e il team non può accedervi. I passaggi qui sotto assicurano che il team conservi ciò che gli serve. Completali mentre la persona ha ancora accesso.
Partecipano due persone:
  • Il collega che se ne va. La maggior parte dei passaggi spetta a lui. In Krea, solo chi ha creato un contenuto può condividerlo o spostarlo.
  • Un admin o owner del workspace. Ruoli, token API e la rimozione vera e propria.
Segui le sezioni in ordine. Salta quelle che non riguardano il tuo team.

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1. Asset della galleria: immagini, video e upload

Chi: il collega che se ne va
  1. Apri Assets nel menu a sinistra.
  2. Seleziona gli asset che servono al team. Clicca su uno, poi usa shift+clic o trascina per selezionarne altri.
  3. Fai clic destro sulla selezione e scegli Add to folder. Scegli una cartella esistente oppure clicca Create new folder. Un’unica cartella come “Consegne, Sara” rende tutto facile da trovare.
  4. Nel pannello Folders a destra, fai clic destro sulla cartella e clicca Share with workspace. Accanto alla cartella compare un’icona con delle persone.
  5. Ripeti per ogni cartella che serve al team.
Selezione in Assets con il menu Add to folder aperto e il pannello Folders a destra

Assets: clic destro, Add to folder. Le cartelle condivise mostrano un'icona con delle persone nel pannello Folders.

Da sapere. Solo il proprietario della cartella può condividerla, quindi va fatto prima della rimozione. Il numero accanto a una cartella condivisa conta solo i tuoi asset. Apri la cartella per vedere tutto il contenuto. I colleghi trovano le cartelle condivise nel proprio pannello Assets e possono scaricare ciò che serve.

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2. Workflow del Node Editor

Chi: il collega che se ne va, poi un collega che resta Il collega che se ne va:
  1. Apri il Node Editor, poi la scheda Projects.
  2. Apri ogni workflow che serve al team.
  3. Clicca Share nella barra in alto. Sotto Sharing, scegli Workspace (il nome del tuo workspace). Copia l’URL condivisibile e invialo a un collega.
Finestra Share del workflow con Sharing impostato su Workspace e un URL condivisibile sotto

Finestra Share di un workflow. Sharing impostato su Workspace, con l'URL condivisibile sotto.

Il collega che resta:
  1. Apri il link del workflow condiviso.
  2. Nella scheda di anteprima, clicca Clone. La copia ora è tua e continua a funzionare anche dopo che l’autore originale se n’è andato.
Da sapere. La condivisione dei workflow è disponibile dai piani Pro in su, incluso Enterprise. Solo l’autore può condividere un workflow. Il clone è la copia di sicurezza: tienine uno per ogni workflow su cui il team fa affidamento.

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3. App create dai workflow

Chi: il collega che se ne va, poi un collega che resta Il collega che se ne va:
  1. Apri il Node Editor, poi la scheda Apps.
  2. Su ogni app, apri il menu ⋯ e clicca Change Scope.
  3. Scegli Team perché tutto il workspace possa vederla ed eseguirla, oppure Public perché possa farlo chiunque abbia il link. Clicca Save Changes. Il badge sulla scheda passa a Workspace o Public.
Scheda Apps del Node Editor con card delle app, badge di ambito e menu

Scheda Apps. Ogni card mostra il proprio badge di ambito. Il menu ⋯ su una card apre Change Scope.

Il collega che resta:
  1. Apri la pagina dell’app e clicca Clone app. La copia ora è tua.
Da sapere. Solo l’autore può cambiare l’ambito di un’app. Per clonare un’app serve un piano a pagamento.

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4. File dell’Agent

Chi: il collega che se ne va
  1. Apri Agent, poi Files nella barra laterale a sinistra.
  2. Imposta l’ambito in alto su Personal Files.
  3. Seleziona le cartelle, i file e le istruzioni che servono al team.
  4. Fai clic destro e clicca Move…. Scegli Team Files. Puoi anche trascinare gli elementi direttamente su una cartella dentro Team Files.
  5. Passa a Team Files e verifica che ci sia tutto.
Finestra di spostamento file dell'Agent con Team Files e Personal Files come destinazioni

Spostamento di un file da Personal Files a Team Files.

Da sapere. Tutto ciò che resta in Personal Files diventa inaccessibile a tutti dopo la rimozione. Ogni membro può aggiungere e modificare contenuti in Team Files. Le conoscenze che vivono solo nella testa o nelle chat di qualcuno meritano di essere scritte come New Instruction dentro Team Files.

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5. Chat, routine e agenti personalizzati dell’Agent

Chi: il collega che se ne va
  • Le chat non si possono condividere né copiare. Salva gli output importanti in Team Files (sezione 4). Copia i prompt che funzionano bene in una Instruction dentro Team Files.
  • Le Routines appartengono a chi le ha create. Apri Agent, Routines, e chiedi a un collega di ricreare quelle che servono al team con il proprio account.
  • Gli agenti personalizzati appartengono al workspace e restano disponibili. Nessuna azione necessaria.

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6. Stili addestrati

Chi: il collega che se ne va
  1. Apri Train Lora.
  2. Seleziona lo stile e clicca Share.
  3. Sotto Share with your team, attiva il tuo workspace. Clicca Done.
Finestra di condivisione dello stile con l'interruttore del workspace attivato sotto Share with your team

Condivisione dello stile: l'interruttore del team dà accesso a tutto il workspace.

Da sapere. I colleghi possono poi usare lo stile nelle proprie generazioni. L’accesso resta anche dopo la rimozione. Le immagini di addestramento restano private di chi ha addestrato lo stile.

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7. Moodboards

Chi: il collega che se ne va, poi un collega che resta Il collega che se ne va:
  1. Apri Moodboards. Su ogni board, apri il menu ⋯ e clicca Share.
  2. Attiva Link sharing e spunta Show references, così i colleghi possono farsi una copia propria.
  3. Copia il link e invialo a un collega.
Finestra di condivisione della moodboard con i controlli Link sharing e Show references

Condivisione di una moodboard: Link sharing attivo, Show references spuntato.

Il collega che resta:
  1. Apri il link e clicca Add to my collection.
Da sapere. Il link funziona per chiunque lo abbia. Disattiva di nuovo Link sharing una volta che il collega ha la sua copia.

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8. Token API e integrazioni

Chi: un admin o owner del workspace
  1. Apri Settings, API Tokens.
  2. Trova i token creati dal collega che se ne va. I token personali smettono di funzionare nel momento in cui la persona viene rimossa.
  3. Per ogni integrazione che dipende da uno di questi token, crea un nuovo token dall’account di un membro che resta e aggiorna l’integrazione. Poi revoca il vecchio token.
  4. Slack Agent continua a funzionare dopo la rimozione. Per una verifica rapida, apri Settings, Slack Agent e conferma la connessione.

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9. Ruoli

Chi: un owner del workspace
  • Un owner non può essere rimosso. Se il collega che se ne va è l’owner, apri prima Settings, Members e assegna il ruolo Owner a un membro che resta.
  • Se la persona è l’unico owner della tua organizzazione, aggiungi prima un secondo owner dell’organizzazione. Il tuo contatto Krea può aiutarti in questo.

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10. Rimuovi il collega

Chi: un admin o owner del workspace
  1. Apri Settings, Members. Verifica che nel selettore in basso a sinistra sia attivo il workspace giusto.
  2. Apri il menu ⋯ sulla riga della persona e clicca Remove Member.
  3. Ripeti per ogni workspace di cui la persona fa parte. La rimozione avviene per singolo workspace.
  4. Se la tua azienda usa SSO o l’accesso tramite dominio, rimuovi la persona anche nel tuo identity provider.
Domande? Il tuo contatto Krea è a disposizione. krea.ai